Une gestion d'arborescence de dossiers adaptée, quel besoin.

[Trebly.one]

Bonjour,

Après dix ans d'exploitation, de multiples activités, l'arborescence des dossiers que je gère comprend plus de 2400 éléments (sans les dossiers virtuels). C'est un casse tête et avec thunderbird actuel une impasse.

Je présente sous une forme très libre, ci-dessous, mon analyse des problèmes ergonomiques et des propositions de solutions.
C'est aussi une question : qui a les mêmes difficultés et comment sont-elles résolues ?.

Est-ce nécessaire d'avoir un meilleur outil pour gérer les dossiers. Oui je pourrai gagner probablement 20% en nombre en éliminant les doublons mais surtout 100% d'efficacité, ou plus, par une recherche améliorée et des possibilités de réorganisation des dossiers en fonction de l'évolution des besoins. Réorganisation à laquelle on renonce devant l'énormité de la tâche, et pourtant...

J'ai retrouvé cette fonctionnalité simple appliquée à un cas voisin (mais si difficile à concevoir semble-t-il) dans la gestion des "favoris" de Google chrome.

Les problèmes de gestion de l'arborescence deviennent vite énormes. Néanmoins l'extension récente QuickFolders m'a permis de remédier en partie à la "sédimentation des dossiers" et aux doublons multiples, simplement parce que l'on ne se souvient plus du rangement décidé il y a six mois ou trois ans et qui n'est pas utilisé tous les jours (la liste n'est aussi pas imprimable directement ou indirectement : html; fichier de tableur, xml etc...).

Un contournement compliqué : La recherche de messages par critères est souvent le seul moyen de retrouver les dossiers correspondant à un sujet en cherchant des messages qui doivent s'y trouver et en utilisant la fonction "ouvrir l'emplacement" Encore faut-il s'être envoyé un message ayant comme libellé le nom du dossier et un code de recherche... pour que ça marche à tous les coups, un cas tordu vous ne trouvez pas.

Pour déplacer un message le seul moyen est le glisser déposer, impraticable avec 2500 dossiers. En effet partant de l'inbox on va tenter par déplacement et dépliement successifs de trouver le dossier dans l'arbre (c'est 100 pages de sommaire...), la crampe arrive parfois avant d'avoir trouvé et le message peut partir n'importe où...

Grâce a quickFolders déplacer un message vers le dossier adapté est plus facile mais dépend de la version libre ou pro:

En libre
1- chercher le dossier avec quickFolders (version libre)
2- on ouvre le dossier, on vérifie mais le dossier destinataire n'est plus ouvert
3- on revient au dossier d'origine (souvent inbox sauf cas de reclassement ou duplication)
4- Deux options (il faut se souvenir du lieu dans l'arborescence et copier dans le presse papier l'objet ou toute info permettant de retrouver le message en cas de fausse manip...)
1 - Glisser vers le dossier : hors champ il faut attendre que le scroll auto se mette en route et ne pas lâcher la souris, sinon le message par quelque part
2- Utiliser le déplacer vers qui va ouvrir jusqu'à 3 volets en cascade en moyenne (avec 20 sous-dossiers par dossier) et gare si il y a un dossier qui comprend une liste alphabétique... plus haute que la page...
5- lâcher quand il faut, et vérifier
6- retourner dans la inbox pour passer au suivant

En pro :
1- déposer le message (ou les) dans le dossier temporaire (^X)
2- donner un chaîne de caractères pouvant identifier le dossier
- si vous avez oublié le nom correct il faudra chercher avant...
3- choisir le dossier dans la liste proposée et lâcher pour déposer les messages dans le dossier

Bien,
- un Ctrl-X (couper en attente) en menu contextuel sur un ou une sélection de messages
- un Ctrl-V (coller) dans un dossier

Et ça marche,
Oui il faut tout de même rajouter
- une recherche de dossiers par mots clefs ou une recherche de sous arborescence répondant à des critères (en fait un mot , ou partie de mot, suffit pour retrouver, c'est ce que fait quick-folders)
- les commandes accessibles en menu contextuel :
- annule couper (remet les message à leur place d'origine)
- vide le presse papier (pas indispensable mais plus sur)
- voir presse papier (popup)

Mais tout ça règle simplement le déplacement de messages, pas celui de l'organisation (réorganisation) des dossiers,
Il faut pouvoir couper coller des sous-arbres ou faire quand c'est possible des glisser déplacer des dossiers . Seule cette fonction existe, elle suppose qu'il y peu de dossiers... sinon c'est injouable.

L'ergonomie idéale est connue et le meilleur exemple qui soit immédiatement accessible est le gestionnaire de favoris de Google Chrome.

note : Fan de Firefox j'ai du me résoudre à l'abandonner parce que sur ma machine le crash était dans les 5 secondes, malgré des dizaines d'heures de recherches - un bug probable dans des extensions sur une fonction graphique connue d'un objet non libéré entraînant un débordement mémoire - type de bug et symptôme connu pour ma part , il fallait retourner en 18.2 pour retrouver un état stable. après 100 crash j'ai abandonné il y a un an.
Cependant le problème de la gestion des favoris malgré l'extension (en panneau latéral? nom oublié) n'était pas réglé. En effet, en l'absence de panneau de droite donnant les éléments recherchés (dossiers ou feuilles - favoris élémentaires) permettant de glisser les éléments dans l'arborescence (ou couper coller - plus fiable quand on vient d'en faire plusieurs dizaines), le problème était presque entier.

Bon, j'ai fini sur ce sujet.
Je pense qu'il y a beaucoup de choses à faire, ne serait-ce, en plus et non dit encore, que de pouvoir exporter la liste des dossiers etc... l'imprimer pour avoir une vue d'ensemble et préparer une réorganisation, parfois nécessaire.

Cordialement

Trebly
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